Actualmente, la mayoría de los trámites que realizan empresas y autónomos se pueden llevar a cabo vía telemática. Para ello, existen dos plataformas que habilitan esto, uno es el sistema RED (Remisión Electrónica de Datos), así como la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS). Además, ahora también está disponible el portal Import@ss, que abarca un sinfín de opciones para el usuario.
¿Qué es el sistema RED?
El Sistema RED es un servicio de la Tesorería General de la Seguridad (TGSS) que facilita los trámites entre la empresa (también las agrupaciones de empresas y los profesionales) y la TGSS a través de internet. Este servicio está operativo desde el año 2008.
Según indica la página web del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, “mediante este procedimiento, los usuarios pueden entrar en contacto directo con la TGSS, accediendo así a los datos de empresa y trabajadores, y remitirle, por vía telemática, los documentos de cotización y afiliación y los partes médicos de baja, sin necesidad de desplazamiento físico a las oficinas y sin límite horario, y evitando el uso de papel”.
El sistema RED es como un medio de comunicación entre las empresas y la Seguridad Social en el que se realizan intercambios telemáticos de información y documentación entre ambas partes.
Por un lado, las empresas comunican las situaciones de afiliación, cotización e incapacidad temporal de los trabajadores. Y por el otro lado, la Seguridad Social valida la información y remite los justificantes correspondientes, pero también permite que las empresas consulten la información de otras entidades y trabajadores que disponen en su base de datos.
¿Qué se puede hacer con el sistema RED?
Gracias al sistema RED, los usuarios pueden ponerse en contacto con la Seguridad Social, pudiendo llevar a cabo:
- Acceso a los datos obrantes dentro de la base de datos de la Seguridad Social sobre empresas y trabajadores.
- Actuaciones contempladas en la normativa reguladora de la inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores, así como de la cotización y recaudación de empresas y trabajadores en el ámbito de la Seguridad Social, en los términos y condiciones previstos en cada momento por dicha normativa.
También la comunicación va dirigida al INSS (Instituto Nacional de la Seguridad Social), donde se pueden realizar las siguientes operaciones.
- Comunicación de partes médicos de baja, de confirmación de la baja y de alta correspondientes a procesos de incapacidad temporal cuya gestión esté encomendada a la entidad gestora o a la mutua colaboradora con la Seguridad Social.
- Comunicación de situación de maternidad y paternidad de trabajadores.
Ventajas de utilizar el Sistema RED
Las ventajas del uso del Sistema RED son varias, y se pueden aglutinar en las siguientes funcionalidades:
- Reducción de papel en los trámites y gestiones al procesarse todo mediante operaciones telemáticas.
- Mejora de la productividad de los profesionales laborales, dado que evita acudir a la oficina ahorrando las colas interminables para la presentación de documentos y la gestión de trámites.
- Disponibilidad 24/7, al ser online, el servicio se encuentra operativo a cualquier momento, lo que permite adaptarse a los trámites urgentes.
¿A quién va dirigido el uso del sistema RED?
Están obligados a incorporarse al Sistema RED las empresas, agrupaciones de empresas y demás sujetos responsables del cumplimento de la obligación de cotizar encuadrados en cualquiera de los regímenes del Sistema de la Seguridad Social, con independencia del número de trabajadores que mantenga en alta.
En el caso de los trabajadores autónomos, pueden optar por acogerse a dicho sistema y gestionar sus trámites a través de un autorizado Red o bien realizar sus trámites directamente a través de los servicios electrónicos disponibles en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).
Las actuaciones administrativas para el intercambio de datos o documentos a través del sistema RED podrá llevarse a cabo por los sujetos responsables del cumplimento de las obligaciones (empresas) en nombre propio o bien por medio de representante. En ambos casos, se requiere de la existencia de una autorización RED concedida por la TGSS.
¿Quién está exento de usar el sistema RED?
Por el contrario, algunos colectivos están excepcionalmente exentos de inscribirse en esta plataforma de la Seguridad Social:
- Profesionales incorporados al Sistema de Empleados del Hogar. Por tanto, el sector de los cuidados a domicilio, en concreto, las empleadas del hogar, no están obligadas a usar esta plataforma.
- Profesionales taurinos.
- Autónomos del Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar, grupos segundo y tercero.
Acceso al sistema RED, ¿Cómo darse de alta?
Lo primero que deberá hacer el usuario es solicitar un certificado digital válido ante la TGSS. Para solicitar un certificado digital es necesario realizar un trámite previo en una entidad de certificación reconocida por el Estado. Por ejemplo, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), la Agencia Tributaria o la Cámara de Comercio.
Una vez obtenido el certificado electrónico, habrá que presentar la solicitud de autorización (concretamente el formulario FR101).
Las autorizaciones al Sistema RED pueden ser para actuar en nombre propio o para actuar en nombre de otros (Profesional Colegiado o Tercero).
Junto al formulario de solicitud de autorización cumplimentado, se tendrá que presentar además la siguiente documentación:
- Fotocopia de un Documento Nacional de Identidad.
- Documentación que acredite la representación de la Persona Jurídica o de la Persona Física.
Del mismo modo, también será necesario solicitar la asignación a la autorización de los Códigos de Cuenta de Cotización (CCCs) o NAF que se pretendan gestionar.
En caso de que la autorización se otorgue, transcurridos unos días, se enviará una copia de la resolución de la autorización.
De esta forma, el sistema RED permitirá agilizar todos estos trámites sin moverse de casa o del lugar de trabajo, sin necesidad de que el usuario se desplace y sin limitaciones de horario de oficina. Por tanto, este mecanismo estatal permitirá agilizar la relación con la Seguridad Social, eliminando mucho trámite burocrático con papel, con la posibilidad de transmitir información 24 horas al día, 365 días al año y una respuesta inmediata de la TGSS.
Este servicio posibilita el acceso a datos de empresa y trabajadores, así como la remisión de documentos de cotización y afiliación y partes médicos, sin necesidad de desplazarse y sin las limitaciones de horario de las oficinas, dotándolo de máxima flexibilidad.